Diagnostic de Résonance Systémique des Organisations

Un Diagnostic de ce type doit être commandé par la personne responsable de l’Organisation. Nous l’appelons le Commanditaire. C’est l’occasion de poser les règles éthiques du Diagnostic et vérifier avec le Commanditaire qu’il les comprend, les apprécie et les accepte.

Il convient de considérer cette étape comme la première même si des échanges ont eu lieu dans l’Organisation auparavant. Il s’agit de s’assurer dès le début que la présentation de l’ensemble de la démarche, des questions posées, et du protocole ont l’adhésion sans réserve du Commanditaire.

Une série de 81 questions est prévue pour le questionnement. Toutes les réponses feront l’objet d’une analyse selon le modèle DRSO.

Au cours de cette première rencontre nous présenterons l’ensemble des questions au Commanditaire qui pourra faire deux choses :

• Obtenir une clarification pour chaque question de l’objectif qu’elle vise.

• Répondre en direct pendant que je saisis ses réponses.

Le commanditaire prévoit au moins une demi-journée de travail.

Il est préconisé de faire un travail en format séminaire d’équipe avec la première ligne de managers (COMEX ou CODIR). Le Commanditaire, accompagné de Panorama, présente la démarche et les objectifs de cette consultation à son équipe.

Le questionnement DRSO leur est proposé. Ici encore il pourra être fait en direct et oralement ou en ligne dans le système. Il est même possible de lancer une analyse systémique pour une équipe d’une dizaine de personnes et de produire un bilan diagnostique. L’objectif de cette étape est double : avec une idée de l’alignement des perceptions des leaders de l’Organisation et leur compréhension la mieux renseignée possible de la démarche pour la communication interne sur le projet.

Il arrive à cette étape que les équipes de direction découvrent de grands écarts de perception entre eux sur certains domaines du Diagnostic. Il sera essentiel, avant de lancer l’opération de consultation des équipes de faire un travail d’alignement dans le CODIR

Un plan de communication interne devra prévoir que chaque collaborateur de l’Organisation comprend la démarche et pourra poser des questions avant le lancement du questionnaire.

L’anonymat des réponses doit être garanti et une date de restitution des résultats annoncée avant la consultation.

Chaque répondant reçoit un code d’accès à la plateforme en ligne.

Prévoir de fixer un délai de 15 jours au moins si les répondants ne sont pas sur le même site géographique.

La plateforme autorise les verbatim, c’est à dire des commentaires, pour chaque question.

Dès que l’ensemble des adresses mails seront récupérées. Un mail sera personnalisé et aménagé à la convenance du commanditaire qui aura le choix des mots et des formules. L’objectif principal étant de préparer les personnes à participer avec lucidité et sérénité à la consultation proposée.

Nous rencontrons le Commanditaire pour commenter et parfois « traduire » les données du Diagnostic. Prévoir au moins une demi-journée pour faire ce travail. L’objectif est à la fois de clarifier les éléments clés et donner au Commanditaire le temps de préparer sa propre communication, d’abord vis à vis de sa première ligne de responsables et ensuite vis à vis de l’ensemble des équipes.

Il est possible aussi de faire ce travail immédiatement avec la première ligne de responsables, auquel cas l’étape 4 et 5 sont fusionnées.

C’est à cette étape que les options de restitution sont choisies par le Commanditaire. La consultation a généré des attentes de feedback. Plusieurs questions se posent :

• Quelles informations restituer ?

• Sous quelle forme ?

• Dans quel ordre d’importance ?

• A quelle occasion ?

• Etc.

Le commanditaire et Panorama commentent et traduisent les données du Diagnostic à l’équipe de direction. L’équipe dirigeante prépare sa communication interne et bâtit ou confirme le plan de restitution des résultats aux équipes. Prévoir une vraie séance pour faire ce travail.

L’objectif est à la fois de clarifier les éléments clés et donner à l’équipe de Direction le temps de préparer son plan de réaction au Diagnostic, d’abord vis à vis de leurs propres équipes et ensuite vis à vis de l’ensemble de l’Organisation

Cette étape est une occasion intéressante pour une équipe dirigeante d’harmoniser son discours. Ce travail d’harmonisation demande un temps vrai de recul et de partage. Il est important que l’équipe de Direction ait eu la possibilité d’intégrer les informations qui ressortent du bilan avant d’être partie prenante dans le processus de restitution

Les méthodes de restitution aux équipes varient bien sûr selon le format de l’Organisation. Le minimum préconisé est une restitution permettant d’ouvrir sur les questions/réponses, en plénière ou équipe par équipe pour éviter la déception d’une communication purement descendante.

L’idéal est que les résultats du diagnostic déclenchent des actions sous forme de commissions ou cohésion d’équipe autour des thèmes retenus comme prioritaires pour action.

DRSO fonctionnant comme un baromètre autant que comme un audit, les étapes 1 à 6 peuvent être instaurées comme des rendez-vous annuels de consultation.

L’étape de restitution à l’ensemble des répondants est un moment clé du protocole de consultation DRSO. Chaque personne ayant répondu au questionnaire vient y chercher des réponses, des confirmations ou des clés de compréhension.